Processen/systemen
Allereerst stellen we vast wat hoofd- en subprocessen zijn in de organisatie van de klant. Wat zijn de verschillende activiteiten? Waar komt het werk vandaan? Waar gaat het naartoe? Wat zijn de doorlooptijden?, etc. Dit zijn slechts enkele van de vragen die over deze processen en systemen gesteld worden. In de praktijk krijgen we vaak op ieder managementniveau uiteenlopende antwoorden terug op deze vragen en bestaan er diverse verwachtingen en/of percepties over de processen en systemen.
Operationeel
Hoe wordt er op operationele basis gewerkt met de processen en systemen? Hoe wordt er gecommuniceerd? Wat voor soort problemen zijn er? Hoe worden beslissingen genomen? Deze zaken zullen aan de hand van gedetailleerde observaties en interviews in kaart worden gebracht.
Management waardenonderzoek
Aan de hand van een enquête kan het management van de klant aangeven welke waarde zij hecht aan verschillende managementprincipes op het gebied van kwaliteit, communicatie en doelmatigheid.
Statistisch/financieel
Gedurende de analyse wordt op basis van de beschikbare financiële en statistische gegevens bepaald hoeveel de verbeteringen voor de klant waard zijn op structurele basis. Deze gegevens worden ook gebruikt voor de nulpuntmeting tijdens het implementatietraject.
Plan van Aanpak
De resultaten en bevindingen van deze analyse leiden tot een gedetailleerd Plan van Aanpak. Het plan van aanpak omvat de activiteiten en de fasering van het implementatietraject, alsmede de beoogde rendementen en resultaatverplichtingen. Nadat de klant en Accezz overeenstemming over het Plan van Aanpak hebben bereikt, zetten we de implementatiefase in gang.
Ontwikkeling
De karakteristieken van de processen en/of afdelingen bepalen in hoge mate de activiteiten in deze ontwikkelingsfase; in hoeverre zijn de menselijke interacties afhankelijk van processen, machines, systemen e.d.? Stap voor stap worden deze karakteristieken in kaart gebracht. Speciale aandacht wordt gegeven aan de ontwikkeling of verfijning van sleutelindicatoren, frequenties, volumes en meeteenheden. Knelpunten binnen de processen en/of afdelingen worden vastgesteld en gemeten. Van groot belang is hierbij de ontwikkeling en implementatie van een rapportagesysteem dat het management op ieder niveau en tijdig de juiste informatie geeft over de prestaties binnen de processen en afdelingen. De betrokkenheid van de eerstelijns verantwoordelijken in deze fase is uniek en draagt voor een groot deel bij aan het succes.
De tijdens de analyse ontwikkelde nulpuntmeting zal tijdens deze stap verder verfijnd en omgebouwd worden tot een managementinstrument voor degenen die hiervoor verantwoordelijkheid dragen.
Tegelijkertijd wordt het management (op ieder niveau) getraind en begeleid in het omgaan met hun verantwoordelijkheden binnen de processen en afdelingen. Maar vooral ook traint Accezz het management in het omgaan met de informatie vanuit het ontwikkelde rapportagesysteem. Zij zullen veel beter in staat zijn op een adequate manier om te gaan met afwijkingen. Ook hun omgang met de medewerkers en/of het management in andere afdelingen of processen wordt sterk verbeterd
Overeenstemming
Teneinde de juiste structurele verbeteringen te bewerkstelligen en te verankeren, zal op ieder moment tijdens deze ontwikkelingsfase overeenstemming met het management van de klantorganisatie worden bereikt over de te nemen stappen. De nauwe samenwerking, de gezamenlijke ontwikkeling en uitvoering van de verbeteringen en de meting van de resultaten vormen de grondslag voor het bereiken van overeenstemming tijdens de implementatiefase.
Installatie
Dit is een belangrijk moment bij iedere implementatiefase. Ontwikkelingen zijn gerealiseerd en in uitvoering genomen en er bestaat overeenstemming over het grootste gedeelte van de geïmplementeerde, structurele verbeteringen. Met gebruik van de nulpuntmeting kunnen we nu resultaten vaststellen. Deze resultaten zullen financieel onderbouwd zijn en u ziet de resultaten terugkomen in de rapportagesystemen. Op dit punt aangekomen, kan Accezz gehouden worden aan haar resultaatverplichtingen.
Follow-up
Na de installatie van de verbeteringen en het meten van de resultaten, volgt er nog een korte periode van follow-up om zeker te stellen dat de geïmplementeerde verbeteringen op de juiste manier in de organisatie zijn verankerd en blijven voortbestaan.